ecoDMS

ecoDMS im Überblick

ecoDMS wird von Systemadministratoren in kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt, um Dokumente, Scans, Office-Dateien und E-Mails zentral und GoBD-konform zu archivieren. Der Server läuft wahlweise unter Linux, Windows oder als Docker-Container und dient als zentrales Archiv, auf das Client-Anwendungen, ein Webclient sowie Plugins für gängige Bürosoftware zugreifen. Für Administratoren relevant sind vor allem die serverseitigen Komponenten, Datenbankanbindung sowie die Kompatibilität der Client-Versionen mit dem Server.

Der Hersteller veröffentlicht in unregelmäßigen Abständen Feature-Updates sowie bei Bedarf Hotfixes und Sicherheitsupdates, die im Changelog dokumentiert werden. Versionen tragen neben einer Versionsnummer häufig einen Codenamen. Vor einem Update sollte geprüft werden, ob Client, Server und eingesetzte Plugins bzw. Add-ons wie WORKZ zueinander kompatibel bleiben, da Änderungen an der Datenbankstruktur oder an APIs Auswirkungen auf angebundene Systeme haben können.

Beim Einspielen von Updates ist auf ausreichende Datensicherung vor Migrationen zu achten, da Änderungen an Indizierung, Volltextsuche oder Datenbankschema teils irreversible Anpassungen am Archiv vornehmen. Zudem sollten Systemvoraussetzungen wie Java-Version oder unterstützte Betriebssystemversionen vor dem Upgrade kontrolliert werden.